منصة لجاني
هي عبارة عن نظام متكامل لإدارة اللجان، حيث تم تصميمه لأتمتة وحوكمة الاجتماعات بدءاً من تجهيز جدول الأعمال وحتى توزيع محاضر الاجتماعات
نسعى لتقديم أفضل الممارسات والحلول الإدارية في إدارة اللجان من تخطيط وتنظيم وتفويض وتحكم بالأداء عبر مراقبة مخرجات العمليات من خلال تقارير ورسومات بيانيه مختلفة ومؤتمته بشكل كامل
جميع ذلك تم بناءة بواجهات مطورة تخدم اللغة العربية ومتفقة مع أجهزة الهواتف الذكية
- خدمات المنصة
- جداول الإجتماعات :
تحتوي المنصة على كل الممكنات والادوات اللازمة لترتيب وتنسيق وتحضير جداول الاجتماعات وارسال الدعوات للأشخاص المعنيين والضيوف والتأكد من تسجيل حضورهم بكل ييسر وسهوله
- إدارة الإجتماعات :
تتيح المنصة تنظيم اجندة ومحاضر الاجتماعات بشكل واضح من خلال أتمتة كافة الاجراءات المتعلقة بها، وسلاسة رفع المستندات ومتابعة المخرجات واتخاذ القرارات دون أدنى تعقيد يذكر
- محاضر الإجتماعات :
للمنصة القدرة على الاطلاع على مسودة محاضر الاجتماعات الكترونيا ومراجعتها والتعديل عليها واصدار النسخة النهائية واعتمادها بشكل الكتروني دون الحاجة لعقد اجتماعات مجددا واصدار نسخ ورقيه وغيرها.
مميزات المنصة
- إنشاء الاجتماعات واللجان
تتمثل هذه الخاصية في اتمته شامله لكافة إجراءات طلب وانشاء اللجان وجدولة اجتماعاتها بشكل الكتروني وتوزيع الادوار والمسؤوليات على مستخدمي المنصة وفقا لصلاحياتهم
- إنشاء وإعتماد جدول الأعمال
تتيح المنصة إمكانية بناء مسودة جدول الاعمال خطوه بخطوه من خلال نموذج الكتروني يتيح للمستخدم تنظيم المرفقات وتحميلها ودعوة الاشخاص المعنيين وتحديد الوقت المناسب للاجتماع، ورفعه لصاحب الصلاحية لاعتماده
- إدارة المهام
تعيين المهام ومتابعة حالة إنجازها من خلال النظام ورفع التقارير المتعلقة بها
- التصويت
السماح بالتصويت وعمل الاستفتاءات اللازمة على القرارات المتخذة خلال الاجتماعات وفقا لآلية محوكمة وصلاحيات محددة
- الإعتماد الإلكتروني
تتيح منصة لجاني لصاحب الصلاحية اعتماد مستندات وملفات اللجان أو رفضها والتعليق عليها بشكل إلكتروني دون الحاجة للاعتمادات الورقية التقليدية
- التعليقات والمناقشات
يستطيع أعضاء اللجان التعليق والمناقشة على كل ما يتم طرحه من مسودات وقرارات ومهام في المنصة من خلال نوافذ خاصة تتسم بالخصوصية والأمان ووفقا للإجراءات والصلاحيات المتبعة
- إتفاقيات مستوى خدمة
تتضمن إجراءات المنصة اتفاقيات مستوى خدمة يحددها صاحب الصلاحية ومؤتمتة بشكل كامل، بحيث تساعد في اتخاذ القرار ومراقبة أداء اللجان في المنظمة
- متابعة تنفيذ القرارات
تساعد المنصة صاحب الصلاحية على قياس مدى تنفيذ القرارات المتخذة من خلال تقارير واتفاقيات مستوى خدمة مؤتمتة بشكل كامل ويتم مشاركتها مع المعنيين بتنفيذ تلك القرارات
- إنشاء وإعتماد محضر الإجتماع
تتيح إمكانية بناء مسودة محضر الاجتماع وتدوين جميع ما يُدار من نقاشات وحوارات ومهام وقرارات خلال الاجتماعات بكل سهولة، وتحويلها إلى وثائق ومستندات مؤتمة ضمن محضر مخصص لكل اجتماع على حدى
- الأمان وحماية المعلومات
توفر اعلى درجات الأمان وحماية المعلومات، حيث أن جميع البيانات والمعلومات المتوفرة على المنصة مشفرة تمامًا ويستحيل الوصول إليها دون تخويل للأشخاص المعنيين ويتم التعامل معها بشكل الكتروني كامل
- الحوكمة
يستطيع صاحب الصلاحية توزيع الأدوار والصلاحيات لمستخدمي المنصة وفقا لمصفوفة الصلاحيات المعتمدة للمنظمة بهذا الخصوص من خلال لوحة تحكم سهله ومرنه، دون انتهاك الخصوصية في التحكم بما يمكن مشاركته أو حجبه مع الاخرين
- التنبيهات
تتمتع المنصة بتوفير خاصية التنبيه لكافة الإجراءات ومتكاملة بشكل آلي مع البريد الالكتروني، بحيث تساعد مستخدمي المنصة في متابعة المستجدات والتحديثات بشكل دوري
- التقارير
تحتوي المنصة على تقارير ومؤشرات قياس مختلفة، يتم من خلالها قياس الأداء ومراقبة المخرجات لكافة إجراءات المنصة
